オフィスを新規開設する際には、オフィス家具を一通り用意して配置を考えますよね。新規開業では、スペースがあまり広くないオフィスを使うことも多いので、限られたスペースを有効活用できる配置を考える必要があります。本記事では、オフィス家具の上手な配置方法や選び方について解説していきます。

オフィス家具の重要性

開業したばかりなら、保管しておく書類などもまだそう多くはありません。とりあえず最低限のオフィス家具だけ設置しておこうと考える経営者の方もいるでしょう。

しかし、オフィス家具次第でオフィスの雰囲気も変わってきます。そのため、最低限のオフィス家具だけがあればいいわけではありません。オフィスの雰囲気が従業員のモチベーションに与える影響も大きいです。配置によっては業務効率にも影響があるでしょう。

新規開業で気持ちの良いスタートを切るには、配置やデザインなどを考慮してオフィス家具を選ぶことが重要です。

限られたスペースを効率良く活用するには

新規開業であまりに広いオフィスを借りるのは難しい場合もあります。限られたスペースを効率良く活用するためには、次のような工夫が必要です。

デッドスペースを作らない

オフィス家具の配置によってはデッドスペースができてしまうこともあります。デッドスペースがあると、それだけものを収納できるスペースが減るため、できるだけデッドスペースを作らない配置が望ましいです。

オフィス家具を用意する前の段階で、高さや奥行きなどをチェックしておきましょう。高さと奥行きを揃えたオフィス家具なら、並べて設置したときに、デッドスペースができません。

また、高さと奥行きが揃っていると見栄えも良いでしょう。

動線を考慮して配置する

デスクを配置したら、従業員がオフィスに出入りするときや、業務中にオフィス内を歩くときなどの動線を把握しておきましょう。動線を考慮して書庫やスチール棚などを設置すると、仕事をしやすくなります。

業務効率アップのためのオフィス家具選び

オフィス家具を選ぶ際には、次のような選び方をすることで、業務効率アップが見込めます。

設置場所に合わせて選ぶ

オフィス用の書庫の扉には、さまざまなタイプのものがあります。例えば、引き違い戸や引っ張って開閉する両開き扉などです。もし、前方のスペースにあまり余裕がない場所に設置するのであれば、引き違い戸を使用したタイプの書庫が望ましいでしょう。スペースに余裕がない場所に、両開き扉を使用した書庫を設置してしまうと、使いづらく業務効率も落ちてしまいます。

使用しているファイルに合わせて選ぶ

オフィスでは書類をファイルに綴じて保管しています。どの大きさのファイルを使用するのか決めた上で、書庫を選ぶようにしましょう。ファイルがピッタリ入る大きさの書庫なら、使いやすいため業務効率アップにつながります。

また、通常はA4サイズのファイルを使用していることが多いです。

倉庫やバックヤードに設置するなら

倉庫やバックヤードなどに、書庫を設置しているところもあるでしょう。その場合には、外見のデザインよりも実用性重視で選ぶのがおすすめです。

扉のないタイプの書庫なら、どこに何があるのか一目で確認できて、出し入れもしやすくなります。

オフィス家具を用意する方法

書庫などのオフィス家具を用意する方法としては、次の3つが挙げられます。

購入

まず、会社でオフィス家具を購入して使用する方法があります。購入したオフィス家具なら会社の所有物になるため、長く使いたい場合におすすめです。

ただし、新規開業の場合には、これから事業が拡大していく可能性があります。数年後には現在のオフィスが手狭になって、もっと広いオフィスに移転するかもしれません。そのような可能性を考慮すると、購入以外の方法を採った方が無難でしょう。

リース

リースは新品のオフィス家具をリース会社から借りて使用する方法です。契約期間は数年程度と比較的長く、中途解約は基本的にできません。借りて使用するものの、購入に近い側面があります。

新規開業をする場合には、数年後の見通しをつけるのは難しいため、リースもあまり向かないかもしれません。

レンタル

レンタルもオフィス家具を借りて使用する方法ですが、契約期間を短く設定できる点で、リースと大きく異なります。具体的な期間はレンタル業者によって異なりますが、かりとこなら1ヶ月単位で決められます。新規開業でオフィスを開設する人にとって、利用しやすいサービスです。

まとめ

オフィス家具を選ぶ際には、スペースを有効活用できるものを選ぶことが大切です。デッドスペースができてしまわないように、高さや奥行きなどを揃えるようにしましょう。設置場所や収納するファイルの大きさに合わせて選ぶと、業務効率アップにもつながります。

また、購入やリースは長期間の使用が前提であるため、新規開業をする場合にはあまり向きません。短期間でも柔軟に対応できるレンタルでの利用を検討してみましょう。